管理和经营现代企业经常包括商务旅行。然而，管理商务旅行是复杂的，尤其是在经验和资源有限的情况下。你必须确保一切顺利，同时保持对物流和费用的控制。
这就是为什么许多组织决定将他们的差旅管理外包给可靠的差旅管理公司。贵公司是庞大的商务旅行市场的一部分。2020年，它的价值为6560亿美元，预计到2028年将达到2万亿美元。
在本文中，您将了解什么是旅行管理公司，它提供什么好处，并发现使用这些公司的实际例子，以了解它们对您的业务和整个旅游业的价值。
旅游管理公司的定义
在讨论旅游管理软件和管理平台解决方案、旅游行业的大数据和费用管理之前，我们有一些需要讨论的内容。您需要了解差旅管理公司是做什么的，而最好的方法就是了解差旅管理到底是什么。
差旅管理包括公司战略性地管理业务或公司差旅的许多流程。没有两种相同的差旅管理策略，因为每个公司都是独特的，包括其差旅需求。差旅管理策略可以包括管理一系列与差旅相关的流程，最常见的包括以下几个:
制定全公司范围的差旅政策，使差旅标准化;
拓展供应商并与他们建立合作关系;
预订车票;
监测差旅费用;
费用管理。
一些公司在内部完成这些工作，而另一些公司则寻求合作伙伴来简化所有这些流程。这些合作伙伴被称为旅行管理公司。旅行管理公司专门为客户管理旅行。客户可以是个人，但他们通常是企业和其他组织。
最后，旅游管理公司不同于旅行社。与专门从事采购、分销和销售旅游套餐的旅行社不同，旅游管理公司负责对客户的旅游需求进行战略管理。
使用差旅管理公司的好处
如果你正在评估你的公司是否适合自己管理旅行，或者它需要帮助，或者你只是想了解更多关于旅行管理公司，你应该发现这些公司可以提供的好处。
毕竟，91%的商务旅行者认为商务旅行是公司发展的关键。使用差旅管理服务可以帮助您获得更多的好处。下面你可以找到所有类型的好处，从显而易见的到更晦涩的。
节约成本
你最关心的一个问题可能与成本有关。换句话说，与差旅管理公司合作能让你看到投资回报吗?这些公司有两种收费模式。您可以按订阅方式为他们的服务付费，也可以按使用的服务付费。那你怎么省钱呢?
你不必再与供应商直接合作了。相反，您可以访问您的差旅管理公司使用的供应商网络。而且，由于他们在旅游行业多年的经验，他们通常会比你有更好的交通和住宿价格。
您将看到总体差旅费用的显著减少，这将足以补偿您支付的差旅管理服务费用。
层次的便利
内部差旅管理只有一个好处——你可以完全控制你的差旅管理。另一方面，您必须处理所有数据、预订、合规、支付发票、跟踪和管理医疗保险。但是，当您将其外包给信誉良好且值得信赖的合作伙伴时，您可以放心，他们将兑现承诺。
作为回报，你解锁了更高层次的便利。这意味着什么?你会得到内心的平静。您的旅行管理公司将处理一切，从预订到机场接送，确保没有遗漏。
获得广泛的旅行选择
旅行选择包括交通、住宿和医疗保险。考虑到你在旅游领域的经验有限，你很有可能在最终做出决定之前只研究了几个选择。当涉及到你可以选择的选项数量时，如果你与旅行管理品牌合作，你的情况将会大大改善。
这些公司的网络中有数百家供应商。由于你的新伙伴关系，你可以获得广泛的旅行选择。你不会像以前那样受到限制，你会提高你的商务旅行游戏。
提高效率和生产力
你的效率和生产力取决于你的可用资源以及你如何有效地利用它们。内部差旅管理有很大的保障。
这只是意味着每一项与商务旅行相关的任务都需要时间。你的员工每次出差都要花好几个小时。他们需要研究可用的预订，制定计划，然后执行和监控它。
当你在一家差旅管理公司工作时，你不需要做任何与差旅相关的事情，只需要参与其中。你将解放你的权杖。他们现在将有时间花在更紧迫的事情和核心业务流程上，从而使您的业务更接近成功。
风险管理和应急支助
管理商务旅行是一项微妙的任务，因为有许多事情需要考虑。忽略其中的一个，你就会把你的全部努力暴露在失败或延迟的风险中。此外，如果发生延迟或失败之类的事情，你就没有可以依靠的安全网。当你在旅行管理公司工作时，所有这些都改变了。
由于这些公司专门从事其他业务的差旅管理，他们比你的员工有更多的经验。他们知道他们需要完成哪些任务，并仔细检查，从而降低你的旅行相关风险。而且，如果发生紧急事件，他们有适当的政策来帮助你克服不可预见的情况。
定制旅行解决方案
我们已经说过，没有两种旅行管理策略是相同的。这是因为每个业务都是独特的，每个旅行计划都是不同的。与新的差旅管理合作伙伴合作将帮助您解锁新的灵活性和定制选项。
你将得到的所有服务都将反映你独特的商务旅行需求，没有什么是一成不变的。如果你认为目前的报价不完整，你仍然可以要求具体的修改。
它适用于你未来的每一次商务旅行活动。你仍然在控制，但现在你可以选择对你的公司和员工最好的。
建立关系和网络的机会
与其他品牌建立关系并参与网络活动对每个企业都很重要，无论规模大小或垂直行业。使用差旅管理服务可以帮助你提升你的社交游戏，因为它将为你打开一扇新的大门，为你创造许多机会。
您可以与您的差旅管理公司的其他客户见面，交换重要的业务见解，甚至可能建立新的合作伙伴关系以征服新市场。与其他公司建立持久而有意义的关系可以帮助你更好地定位你的业务，使其更具竞争力。
真实案例研究
你想看到旅行管理公司的运作吗?你为什么不呢?发现现实世界的案例研究可以帮助你了解这样的公司能为你的企业提供什么。下面你可以找到来自不同垂直领域的六家公司，并了解差旅管理公司如何帮助他们实现目标。
Hotjar省去了来回的邮件，节省了70%
Hotjar是收集客户反馈并分析其行为的领先平台之一。该公司在世界各地都设有办事处，这使得计划和组织一年两次的全公司会议相当具有挑战性。
经理们一次要花几天甚至几周的时间来计划和预订所有的旅行。这项任务如此具有挑战性的另一个原因是，团队成员使用来回的电子邮件来预订和管理旅行。
该公司决定开始使用差旅管理公司的服务。他们访问了一个旅行管理平台和一个寻呼机仪表板，以帮助他们监控旅行。Hotjar员工预订旅行的时间减少了70%，所有旅行都集中在一个地方。
英飞凌找到了应对差旅合规挑战的完美解决方案
英飞凌是世界著名的半导体制造商。早在2016年，该品牌就开始了全公司范围的数字化。然而，当他们开始将差旅管理流程数字化时，员工们遇到了一个挑战。国际旅行和不同的旅行要求使得旅行合规规则非常复杂。
该公司决定使用差旅管理服务，而不是让员工自己处理差旅合规问题。差旅管理公司通过将风险评估检查集成到工作流程中，实现了此过程的自动化。
克服旅行合规挑战变得容易，因为每个旅行请求者和批准者现在都可以在旅行前进行风险评估，以适当减轻风险。
LivaNova通过优先考虑旅行者的福祉而领先
作为一家全球医疗保健公司，LivaNova经常要求员工出差。然而，该公司拥有3000多名员工，在100多个国家开展业务。
这使得组织和管理内部旅行非常耗时，特别是当每个旅行者都有一个独特的角色，来自不同的地方。此外，还有一个问题是，LivaNova的统一政策对所有员工都有好处，不管他们在哪里。
该公司决定与一家旅行管理服务提供商结盟。他们设法制定了一项全公司范围的旅行政策，将员工的福祉放在首位。因此，通过差旅管理公司的在线预订率上升到了85%。
他们还获得了访问单个DMP和数据仓库的权限，为所有团队提供实时数据，以便做出更明智的决策。
丹麦银行为每位旅客减少了高达14%的旅行费用
丹斯克银行是欧洲最大的金融机构之一，因此，它的业务遍及欧洲各国。该公司的旅行计划远未得到巩固。他们很少甚至没有旅行计划监督，只有几个旅行政策，并且很少遵守旅行政策。这家银行决定与一家旅行管理公司合作。
他们完成了以下三个项目:在一个旅游政策下整合旅游计划，实施在线预订工具，并推动合规。由于采用了这种新方法，该银行可以更好地控制和监督7000名旅行者如何使用公司资源预订旅行。最终，银行减少了6%的机票和8%的酒店房费。
Freenome将预订时间缩短了50%
Freenome是人工智能基因组市场的领导者。它擅长于早期发现和精确干预。然而，随着创业公司的发展，经理们发现他们用来搜索和预订机票和酒店的旧平台不再高效。他们决定与一家旅游管理公司合作。
由于新的合作伙伴关系，他们能够在所有办公室实现新的预订界面。最后的结果非常出色。Freenome成功地将预订旅行所需的时间减少了50%。此外，他们的会计团队现在在一个地方拥有所有的差旅费用数据。
电子商务业务节省了105,000美元的差旅费用
一家知名的电子商务公司通过位于其两座主要办公大楼的两个内部旅行团队推出了其旅行计划。这种设置有两个问题。首先，电话等待时间变得很长，因为面对面的交流需要更多的时间。其次，他们无法追踪旅行顾问的服务水平协议。
该品牌与一家旅游管理公司合作。新的合作伙伴立即将内部团队整合为一个由差旅管理公司专门管理的团队。结果如下:更有效地追踪旅行者案件，头两年旅费减少了105 000美元。
结论
差旅管理公司为垂直行业的公司提供了许多好处，不管他们的差旅需求有多大。在这样一家公司的帮助下，您可以减少差旅费用，简化遵从性，获得广泛的差旅选择，降低风险，并提高效率和生产力。虽然上面列出的案例研究描绘了与差旅管理公司合作的价值，但您应该明白，沟通是关键。一旦你决定使用差旅管理服务，你应该与几家公司取得联系，并根据成本和你未来的合作伙伴对你公司差旅需求的了解程度做出决定。
