你答应过你的客户今天早上给他发一份行程和报价。由于时差，您耐心地等待了一整夜，等待供应商的电子邮件，以确保可用性。你登录并浏览电子邮件，才发现当你需要两个房间时，预订只保留了一个房间。你不得不再次回复邮件，你感到沮丧。旅行顾问通过电子邮件与供应商确认行程安排时，这种感觉再熟悉不过了，尤其是在不同时区工作时。
人们很容易指责供应商对细节缺乏关注，但从我的经验来看，杂乱无章或不明确的要求往往是造成这种情况的原因之一。无论我们谈论的是DMC还是机场接送公司，供应商都在处理多个请求，尤其是在高峰时段，英语并不总是他们的第一语言，所以提供清晰的自动请求和完整的乘客详细信息确实有助于解决这些问题。
一旦你的供应商设置好了，你就可以发送一个智能的自动电子邮件请求所需的服务。您的供应商只需点击嵌入在电子邮件中的链接，并被重定向到一个网页，以查看您的请求。他们可以将确认状态标记或更改为确认、保留或拒绝。有一个部分可以添加注释(一个有用的空间，可以在必要时提出替代方案)，并在已确认的服务上添加确认号。由于客户的资料在数据库中，供应商也将看到乘客的全部详细信息，包括姓名和出生日期。从一开始就有了这些细节，你的供应商就可以适当地定制要求，特别是当涉及到孩子的时候，确保所预订的服务是适合年龄的，从座位到房间类型。您还可以向多个供应商发送相同的请求，这是节省时间的聪明方法。
通过每次收到相同格式的请求，您的供应商将熟悉流程并了解需要注意的事项。这些请求比冗长的列出你可能需要的东西的电子邮件要容易得多，使你更容易将这些重要信息发送给你的供应商，而不会冒着沟通不端或误解的风险。最终，你的要求越明确，你就越有可能从供应商那里得到你需要的东西，也就越容易及时得到你的报价!
